Bokningsprocessen innebär att man skickar en förfrågan och reserverar lokal. Börja med att kontakta olika konferenslokaler och begär offerter. Detta ger en överblick av tillgänglighet och prisnivåer. Tänk på att boka i god tid för att undvika problem med tillgänglighet.
När rätt lokal identifierats, ska ett kontrakt upprättas. Viktiga punkter i kontraktet är avbokningsregler samt eventuella tilläggskostnader. Vid behov kan rådgivning från konferensorganisationer vara värdefull för att säkerställa att alla detaljer hanteras korrekt.